Електронні трудові книжки

Нещодавно, а саме з 10 червня 2021 року набув чинності законопроєкт, яким впроваджено в дію електронні трудові книжки. Власне кажучи з цього періоду стартував так званий «перехідний період» на ведення обліку трудової праці в електронній формі, що продовжуватиметься п'ять років, тобто до 10.06.2026 року.

По суті, електронна трудова – це аналогія паперової трудової книжки, облік якої здійснюється в електронній формі з відображенням всіх записів, які містяться в паперовій трудовій книжці.

Поштовхом для впровадження електронного обліку трудової діяльності є цифровізація, що дає значні переваги для трансформації системи державного управління.

Принадою ведення обліку трудової діяльності в цифровому форматі є:

• відпадає необхідність ведення «Книг обліку трудових книжок і вкладишів до них», забезпечувати зберігання трудових книжок;
• знижуються несприятливі наслідки втрати паперових трудових книжок та труднощів з їх відновленням,
• знижуються загроза псування трудової книжки, внесення до неї недостовірних даних;
• полегшується можливість дізнатись інформацію про наявний стаж працівника для здійснення виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням;
• тощо.

Роботодавці зобов'язані перейти на електронні трудові книжки

Варто зауважити, що з 10.06.2021 року роботодавці зобов'язані перейти на електронні трудові книжки. Так, обрахунок трудового стажу провадиться в персональній електронній картці особи в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування надалі – Реєстр застрахованих осіб).

У зв'язку із запровадженням цифрових трудових книжок, оригінал паперової трудової книжки віддається на відповідальне зберігання працівнику під підпис як офіційний документ. Однак, працівники зможуть отримати паперову трудову книжку лише після переміщення всіх наявних в ній записів до Реєстру застрахованих осіб роботодавцем. Тобто, наразі роботодавці зацікавлені як найшвидще відобразити всі наявні записи в трудовій про діяльність працівника аби не мати тяганини з паперовими трудовими книжками. При цьому, у разі виявлення працівником бажання внести запис про прийняття на роботу та/або звільнення, тощо, роботодавець буде зобов'язаний на прохання працівника паралельно відобразити такі дані в паперовій версії трудової книжки.

Також, впроваджується можливість за допомогою електронної трудової книжки автоматично в Реєстрі застрахованих осіб призначити пенсію, без необхідності звертатися особисто до органів Пенсійного фонду України, тобто відпадає бюрократична тяганина з паперами. При цьому, за працівником зберігається право відстрочення виходу на пенсію.

По суті, за допомогою впровадження електронної трудової книжки власник підприємства та сам найманий робітник матимуть змогу вільного доступу до інформації (записів) про стаж роботи (зокрема, задля призначення пенсії), а також матимуть змогу здійснити розрахунок необхідних виплат, у зв'язку тимчасовою втратою працездатності (лікарняний).

Розробники запевняють, що відомості, які зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб мають кібер-захист, що захищає відомості від кібератак.

Також, звертаємо Вашу увагу, що сам працівник має змогу за допомогою електронного кваліфікованого підпису, на офіційному сайті Пенсійного фонду України внести відомості про трудову діяльність, але обов'язково необхідно накласти електронний підпис.

Наостанок варто відзначити, що незважаючи на прагнення законодавців ввести облік трудової діяльності працівника в електронній формі, а також законодавчо врегулювати питання щодо автоматичного призначення пенсії за віком, працівник за бажанням може мати паралельно паперову трудову.